Polityka prywatności – Fundacja Inspiratornia

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Inspiratornia z siedzibą w Warszawie, ul. Zielone Zacisze 3 m 111 KRS 0000358511, NIP 5242714059, REGON 142459330 (dalej: Fundacja). Polityka dotyczy strony www.fundacja-inspiratornia.org oraz działań Fundacji prowadzonych przez tę stronę, w tym konkursu „Uzależnienia XXI wieku”.

W sprawach danych osobowych można pisać na adres media@fundacja-inspiratornia.org. Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Przetwarzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do celu, dla którego je zbieramy. Poniżej zestawienie według grup osób.

• Uczestnicy konkursu. Dane: imię, nazwisko, e-mail, telefon, dane o publikacji, treść pracy. Cel: przyjęcie i obsługa zgłoszenia, weryfikacja formalna, ocena przez Jury, automatyczne wiadomości e-mail o statusie zgłoszenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

• Laureaci i osoby wyróżnione. Dane: imię, nazwisko, tytuł pracy, redakcja. Cel: ogłoszenie wyników i promocja konkursu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (jawność i promocja konkursu).

• Laureaci (nagroda). Dane: adres, PESEL, urząd skarbowy, numer rachunku. Cel: wypłata nagrody, rozliczenia podatkowe i księgowe. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

• Laureaci (wizerunek). Dane: wizerunek. Cel: rozpowszechnianie zdjęć z wręczenia nagród [USUŃ, jeśli nie dotyczy]. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

• Członkowie Jury. Dane: imię, nazwisko, e-mail, środowisko, oceny prac. Cel: powołanie Jury, dostęp do aplikacji oceny, rozliczenie pracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

• Osoby piszące do Fundacji. Dane: imię, nazwisko, e-mail i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na korespondencję. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

• Odwiedzający stronę. Dane: adres IP, dane przeglądarki, pliki cookies. Cel: działanie i bezpieczeństwo strony. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; cookies niewymagane – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

• Wszystkie powyższe osoby. Dane: dane z dokumentacji projektu. Cel: rozliczenie dofinansowania, archiwizacja, dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale w przypadku konkursu niezbędne do udziału, a w przypadku laureata – do wypłaty nagrody. Nie podejmujemy decyzji w sposób w pełni zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania. Automatyczne wiadomości e-mail konkursu informują o statusie zgłoszenia, a decyzje o kwalifikacji podejmuje człowiek.

3. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane udostępniamy tylko tym, którzy ich potrzebują do wskazanych celów:

• członkowie Jury konkursu, w zakresie niezbędnym do oceny prac;

• Krajowe Centrum Przeciwdziałania Uzależnieniom (KCPU), w zakresie rozliczenia dofinansowania;

• dostawcy usług IT i poczty, w tym Google (Google Workspace: formularze, arkusze, dysk i poczta e-mail) oraz Google Search Console;

• biuro rachunkowe, a także organy podatkowe i inne organy publiczne, jeżeli wymaga tego prawo.

Usługodawcy działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania albo własnych warunków zgodnych z RODO. Część danych może być przetwarzana w Stanach Zjednoczonych, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z umową o przetwarzaniu danych zawartą z Google. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem kontaktowym.

4. Okres przechowywania

• Zgłoszenia konkursowe i prace: do zakończenia konkursu i rozliczenia projektu, następnie 5 lat od końca roku zakończenia konkursu w celu rozliczeń i obrony przed roszczeniami.

• Dane laureatów opublikowane w ogłoszeniu wyników bezterminowo jako archiwum konkursu.

• Dane do wypłaty nagród: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wypłacono nagrodę.

• Dane członków Jury: czas trwania konkursu i rozliczeń projektu, następnie jak wyżej.

• Korespondencja: do załatwienia sprawy, później do upływu terminu ewentualnych roszczeń.

• Dane oparte na zgodzie: do cofnięcia zgody.

• Logi serwera i pliki cookies: zgodnie z opisem w pkt 6.

Po upływie okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdy ma prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;

• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;

• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania;

• ograniczenia przetwarzania;

• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją;

• przeniesienia danych, gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;

• cofnięcia zgody w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Z praw można skorzystać, pisząc na adres media@fundacja-inspiratornia.org. Odpowiadamy w terminie miesiąca. Gdy nie możemy spełnić żądania, wyjaśniamy dlaczego. Prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych, które musimy przechowywać z mocy prawa, np. dla celów podatkowych.

6. Pliki cookies i analityka

Strona korzysta z plików cookies, czyli małych plików zapisywanych w przeglądarce. Cookies niezbędne (np. zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies, bezpieczeństwo) działają bez zgody. Cookies analityczne i marketingowe uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody w banerze na stronie.

• Niezbędne. Służą do działania strony i zapamiętania wyboru cookies. Zgoda niepotrzebna. 

• Treści Google osadzone na stronie (NID, __Secure-ENID). Ustawia je Google, gdy na stronie wyświetla się osadzona treść Google.

Cookies można wyłączyć lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może utrudnić korzystanie ze strony. Dla cookies wymagających zgody można ją cofnąć w tym samym miejscu, w którym została udzielona.

7. Formularze, newsletter, media społecznościowe, linki zewnętrzne

• Formularze. Formularze (w tym formularz zgłoszeniowy konkursu) działają w Google Workspace. Wysłanie pliku z pracą wymaga zalogowania na konto Google; pracę przekazuje się wyłącznie jako plik wgrany do formularza. Dane z formularza trafiają do naszych arkuszy i dysku, do których dostęp ma wyłącznie upoważniony zespół Fundacji. Prace konkursowe oceniają jurorzy przez indywidualny dostęp do aplikacji oceny.

• Wiadomości automatyczne. Konkurs wysyła potwierdzenia i informacje o statusie zgłoszenia z adresu konkurs@fundacja-inspiratornia.org. Odpowiedzi na te wiadomości nie są czytane; w sprawach konkursu i danych pisz na media@fundacja-inspiratornia.org.

• Newsletter [USUŃ, jeśli nie dotyczy]. Newsletter wysyłamy wyłącznie za zgodą odbiorcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można cofnąć w każdej chwili, korzystając z linku w stopce wiadomości.

• Media społecznościowe [USUŃ, jeśli nie dotyczy]. Przetwarzamy dane osób, które wchodzą w interakcję z naszymi profilami (np. komentarze), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu prowadzenia profilu i komunikacji. Zasady określa też polityka danego serwisu.

• Linki zewnętrzne. Strona może zawierać linki do innych serwisów, za których polityki prywatności nie odpowiadamy.

8. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka: dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, konta są zabezpieczone, dostęp osób z zewnątrz (np. jurorzy) jest imienny i ograniczony do potrzebnych materiałów.

Dane z konkursu przechowujemy i przetwarzamy w Google Workspace, w kontach Fundacji. Google przetwarza je jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy o przetwarzaniu danych (Cloud Data Processing Addendum) zaakceptowanej w panelu administracyjnym Workspace. Dane są szyfrowane podczas przesyłania i w spoczynku, a Google nie wykorzystuje danych klientów Workspace do reklam. Dostęp do kont Fundacji chroni uwierzytelnianie dwuskładnikowe [DO POTWIERDZENIA: włączone]. Prace do oceny są udostępniane jurorom wyłącznie przez aplikację oceny, bez publicznych linków do plików. Jurorzy zobowiązują się do zachowania poufności danych uczestników i prac.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze działania lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze na stronie www.fundacja-inspiratornia.org. Data ostatniej zmiany: 10.10.2026 rok.